Zásady ochrany osobních údajů/Osobní údaje

Smyslem tohoto dokumentu je poskytnout Vám ucelené informace o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak s nimi nakládáme, z jakých zdrojů je získáváme, k jakým účelům je využíváme, komu jsou poskytovány, kde můžete získat informace o Vašich zpracovávaných osobních údajích a jaká jsou Vaše individuální práva v oblasti ochrany osobních údajů. Osobní údaje, které nám poskytnete, zpracováváme transparentně, korektně a v souladu s právními předpisy. Tento dokument bude pravidelně aktualizován.

Ochrana soukromí a ochrana vašich informací je pro nás důležitá.

Údaje o správci.

Správcem osobních údajů je BOHEMIAKOMBI, spol. s r.o., se sídlem: Opletalova 921/6, Nové Město, 110 00 Praha 1,  IČ : 45270589, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C vložka 8969.

Kontaktní údaje na osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů je: Mgr. Eva Kišová

Telefon 242 444 560

E-mail: info@bohemiakombi.cz

Jak a kdy se informace používají.

Informace, které shromažďujeme slouží výlučně ke správě našich obchodních činností.

Naše obchodní činnost spočívá zejména v činnosti:

- operátora kombinované dopravy

- plánování a koordinace kombinované dopravy.

Naším cílem je, abyste se kvalifikovaně a informovaně rozhodli o poskytnutí osobních údajů v okamžiku, kdy nám své osobní údaje poskytujete. Při elektronickém sběru osobních údajů se Vás snažíme vždy stručně informovat pro jaký účel zpracování, k jakým osobním údajům a na jaké období nám zpracování vašich osobních údajů umožňujete.

Souhlas

V případě potřeby Vašeho souhlasu k určitému typu zpracování, jste k poskytnutí souhlasu vyzváni. Pokud svůj souhlas v těchto případech neudělíte, mohou být námi poskytované produkty či služby omezeny či jinak upraveny v závislosti na rozsahu Vámi poskytnutých údajů, které budeme nadále oprávněni zpracovávat. O rozsahu omezení či úprav v nabízených službách jste při odmítnutí souhlasu informováni.

Oprávněný zájem

Pokud společnost zpracovává osobní údaje nad rámec svých smluvních a zákonných povinností (z důvodu oprávněného zájmu), je to zejména pro:

-       zajištění bezpečnosti,

-       hájení práv (právní obrana společnosti a uplatňování právních nároků),

-       pro účely péče o klienty,

-       ověření důvěryhodnosti při poskytování některých produktů a služeb, tedy zajištění oprávněného zájmu společnosti,

-       za účelem Vašeho budoucího možného oslovení s cílenou nabídkou produktů a služeb naší Společnosti (přímý marketing),

-     pro vnitřní administrativní účely skupiny nebo v rámci plnění povinnosti uložených pravidly obezřetného podnikání subjektům patřícím do skupiny.

Koho informace zpracováváme.

Zpracováváme osobní údaje klientů, zaměstnanců, smluvních partnerů, resp. osob oprávněných zastupovat tyto subjekty, a to pouze v míře nezbytně nutné. Zpracováváme pouze ty údaje, které jsou nezbytné pro plynulé a efektivní plnění smluvních závazků a zákonných povinností z nich vyplývajících.

Našimi klienty jsou pouze právnické osoby. Našimi obchodními partnery jsou dopravci, dispečeři, koordinátoři – právnické osoby. V omezené míře, nezbytné pro zajištění řádné dopravy v průběhu a bezprostředně následně po ukončení dopravy, disponujeme kontaktními údaji oprávněných zástupců a zaměstnanců těchto právnických osob.

Naše služby (včetně webových stránek) jsou určeny pro osoby starší 18 let[1]. Osobní údaje dětí nezpracováváme (kromě dětí zaměstnanců pro daňové účely).

Naši zaměstnanci (i potenciální) jsou o rozsahu zpracovávaných údajů a způsobu ochrany informováni interně.

Jaké informace shromažďujeme.

Informace, které nám vědomě a dobrovolně poskytnete

Shromažďujeme informace, které nám vědomě a dobrovolně poskytnete, když používáte například naše webové stránky nebo využíváte našich služeb. V mnoha případech tyto informace budou obsahovat osobní údaje, jako jsou Vaše e-mailová adresa a kontaktní údaje; případně poštovní / fakturační adresa s žádostí o naše služby.

Automatické informace. Informace, které nám automaticky zaslal váš webový prohlížeč. Tyto informace obvykle zahrnují IP adresu vašeho poskytovatele internetových služeb, název vašeho operačního systému (například Macintosh® nebo Windows®) a název a verzi vašeho prohlížeče (například Internet Explorer® nebo Netscape®). Informace, které dostáváme, závisí na nastavení ve vašem webovém prohlížeči. Zkontrolujte si svůj prohlížeč, chcete-li se dozvědět, jaké informace odesílá nebo jak změnit nastavení. Tyto informace můžeme použít k vytváření statistik, které nám pomáhají zlepšovat naše stránky i jejich kompatibilitu s technologiemi používanými našimi návštěvníky. Naše stránky užívají služeb Google Analytics, poskytované společností Google, Inc. (dále jen "Google"). Více viz Zásady pro používání souborů Cookies.

Jak chráníme vaše údaje.

Správce postupuje při zpracování osobních údajů podle ustanovení zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů (dále „Zákon”) a v souladu s Nařízením EU 2016/679. Zpracování osobních údajů probíhá manuálně i automatizovaně přes informační systémy, které osobní údaje ukládají a chrání je před neoprávněným přístupem, modifikací, šířením, zveřejněním, smazáním nebo zničením a proti náhodnému výmazu a poškození.

Zpracování osobních údajů zabezpečujeme standardními postupy a technologiemi. V souvislosti se zpracováváním osobních údajů necháváme pravidelně kontrolovat případná slabá místa, a zároveň vyhodnocujeme incidenty a používání takových bezpečnostních opatření, která lze rozumně vyžadovat, aby nedošlo k neoprávněnému přístupu k zpracovávaným údajům. Přijatá bezpečnostní opatření pravidelně aktualizujeme.

Společnost používá přiměřená opatření, aby ochránila důvěrný ráz, bezpečnost a celistvost získaných osobních údajů. Ačkoliv používáme bezpečnostní opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným vyzrazením, zneužitím či změnou, jako je tomu u všech počítačových sítí připojených k internetu, nemůžeme zaručit bezpečnost informací poskytovaných prostřednictvím internetu a nejsme zodpovědní za porušení bezpečnosti mimo naši přiměřenou kontrolu.

Kdo má přístup k informacím.

Využíváme systém přístupových oprávnění. K souborům s osobními údaji mají přístup výhradně oprávněné osoby (zaměstnanci a osoby zmocněné), tedy osoby, které jsou vázány povinností mlčenlivosti.

Vaše data mohou být uložena v databázích spravovaných poskytovateli databázových služeb, kteří se zavázali dodržovat minimálně stejnou úroveň bezpečnostních opatření jakou dodržujeme my ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům. Všechny třetí strany, se kterými spolupracujeme, pečlivě vybíráme a průběžně kontrolujeme, zda garantují stejné principy a zásady ochrany osobních údajů jako naše společnost.

Společnost sdílí/může sdílet vaše osobní údaje pouze v těchto případech:

a)      s třetími stranami, pokud si je najímáme, aby pro nás vykonávaly podpůrné služby. Po těchto třetích stranách požadujeme, aby osobní údaje, které s nimi sdílíme, používaly pouze způsobem, který bude v souladu s účelem, pro nějž byly původně shromážděny (nebo se kterým jste následně souhlasili), a pouze tak, jak to připouští tyto Zásady a aby s Vašimi osobními údaji zacházely jako s důvěrnými informacemi.

b) s třetími stranami, které jsou našimi partnery při poskytování produktů a služeb, a které k poskytnutí služeb potřebujeme využít, anebo naopak, my vykonáváme podpůrné služby pro ně. Pokud tak učiníme, budeme požadovat, aby naši obchodní partneři používali osobní údaje, které jim poskytneme, způsobem, který bude v souladu s účelem, pro nějž byly původně shromážděny a o kterých jste byli informováni (nebo se kterým jste následně souhlasili), a pouze v mezích, jak to připouští tyto Zásady a obráceně.

Vaše osobní údaje společnost zásadně nepředá 3. stranám, s výjimkou případů, kdy bude mít váš souhlas, nebo je to nezbytné pro poskytování služeb a ukládá nám to nebo nás k tomu opravňuje právní předpis nebo náš oprávněný zájem. Společnost neprodá žádné osobní údaje bez Vašeho výslovného souhlasu.

Za určitých omezených okolností můžeme sdílet nebo předávat osobní údaje třetím stranám, například (i) na základě právního požadavku nebo soudního příkazu; (ii) za účelem prošetření případné trestné činnosti, jako je krádež identity; (iii) v souvislosti s prodejem, nákupem, sloučením, reorganizací, likvidací nebo rozpuštěním společnosti nebo obchodní jednotky společnosti; nebo  (iv) třetím osobám pro účely vymáhání našich pohledávek; (v) za podobných okolností. Dojde-li k takové události, přijmeme vhodná opatření, abychom zajistili standardní vysokou ochranu Vašich osobních údajů.

Výslovně upozorňujeme, že:

K řízení a logistice dopravy využíváme přístupy do systémů našich smluvních partnerů (oprávnění spoluposkytovatelé služeb). Těmto společnostem mohou být poskytnuty a do jejich systémů vloženy údaje o přepravě, včetně údajů o dopravci, řidiči a to v rozsahu jméno, příjmení, telefon, případně další kontaktní údaje, SPZ apod.

Vzhledem k využívání společného informačního systému s partnerem společnosti Kombiverkehr GmbH & Co. KG, doporučujeme se seznámit s ochranou osobních údajů i této společnosti, https://www.kombiverkehr.de/en/data_protection/.

Jsme členem a dodržujeme obchodní podmínky asociace UIRR - International Union of Combined Rail and Road Transport Companies.

Seznam zpracovatelů bude sdělen na vyžádání. Spolupracujeme v oblasti účetnictví se společností 6K s.r.o, v oblasti IS kombinované dopravy se společností Archa s.r.o.

Využívájí prostor zajišťuje společnost Etagra s.r.o.

Zdroje osobních údajů.

Standardně jsou osobní údaje zaznamenány v podobě poskytnuté Vámi, subjektem údajů, respektive Vaším zaměstnavatelem. Automatická korekce dat se neprovádí (kontrola). Osobní údaje poskytnuté v elektronické podobě jsou systémem zpracovávány automatizovaně, osobní údaje poskytnuté klasickou písemnou formou nebo ústně jsou zpracovávány manuálně. Osobní údaje získáváme zejména:

(a)  přímo od Vás, např. při uzavírání smluv anebo nepřímo, např. při využívání produktů či služeb apod.,

(b)  z veřejně dostupných zdrojů (veřejné rejstříky, evidence či seznamy),

(c)  z vlastní činnosti, a to zpracováváním a vyhodnocováním ostatních osobních údajů,

(d)  od našich smluvních partnerů.

Pokud jste vaše údaje nepředal, registraci nezaložil/a osobně, nesouhlasíte se způsobem komunikace, napište nám prosím, abychom mohli situaci napravit.

Doba uchovávání osobních údajů.

Vaše osobní údaje uchováme po dobu nezbytnou vzhledem k účelům jejich zpracování. Dle platné legislativy (např. zákona 499/2004 Sb., zákon o archivnictví a spisové službě, zákon o DPH č. 235/2004 Sb., zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. a dalších) jsme povinni uchovávat dokumenty ve stanovených lhůtách a dle zásad pro zpracování a uchovávání údajů. Průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, údaje vymažeme. Interně jsme si ve vztahu k určitým účelům zpracování osobních údajů vyhodnotili obvyklou dobu využitelnosti osobních údajů, po jejímž uplynutí zvlášť pečlivě posuzujeme potřebu zpracovávat příslušné osobní údaje pro daný účel.

Posouzení potřebnosti probíhá v ročním cyklu, vždy v průběhu prvního čtvrtletí následujícího roku.

Jakékoli osobní údaje, které zpracováváme výlučně na základě Vašeho souhlasu, budeme zpracovávat pouze do okamžiku doručení písemného odvolání Vašeho souhlasu, popř. využití některého automatizovaného nástroje pro odhlášení.

Správa Vašich údajů.

Chtěli bychom udržet údaje o Vás aktuální. Pokud je v údajích objevena nesprávnost nebo nepřesnost, po zjištění nebo upozornění z vaší strany, neprodleně dojde k vyhodnocení a opravě/úpravě. Můžete též požádat o přístup k informacím, které zpracováváme o Vaší osobě. Na požádání Vám umožníme zkontrolovat, opravit a odstranit nepřesnosti ve vašich osobních údajích a tyto údaje aktualizovat. Údaje můžete nechat opravit/aktualizovat též zasláním žádosti o opravu na adresu uvedenou v této informaci.

Na základě Vaší žádosti Vám bez zbytečného odkladu poskytneme informace o tom, jaké údaje o Vás zpracováváme. Přestože za poskytnutí takové informace máme právo požadovat přiměřenou úhradu nákladů vynaložených na poskytnutí této informace, snažíme se vyhovět Vaší žádosti standardně bezplatně.

Na základě vašeho požadavku vyhodnotíme oprávněnost vašeho požadavku na výmaz a pokud tomu nebudou bránit jiné oprávněné zájmy, osobní údaje v maximálně možném rozsahu vymažeme. Likvidaci osobních údajů společnost provádíme fyzickým zničením jejich nosiče, jejich fyzickým vymazáním nebo jejich trvalým vyloučením z dalšího zpracování.

Domníváte-li se, že Vaše osobní údaje jsou zpracovávaný neoprávněně, v rozporu se zákonem, můžete nás požádat o vysvětlení; požadovat, abychom odstranili takto vzniklý stav (zejména provedli blokaci, opravu, doplnění nebo likvidaci osobních údajů).

Bude-li Vaše žádost shledána jako oprávněná, odstraníme neprodleně vzniklý stav a budeme Vás informovat. V každém jednotlivém případě, kdy to bude možné nebo to nebude představovat neúměrné úsilí, budeme také informovat o Vaší žádosti osoby, kterým byly Vaše osobní údaje poskytnuty, a vyzveme je k přijetí odpovídajících opatření.

Podnět / stížnost /žádost / požadavek.

Máte-li nějaké dotazy nebo námitky k těmto Zásadám, nebo k použití Vašich osobních údajů, kontaktujte nás. Rádi Váš podnět prošetříme. Standardní lhůta pro vyřízení žádostí (včetně uspokojení práva na přístup, opravu, výmaz) činí 1 měsíc a v odůvodněných případech může být lhůta k vyřízení až o 2 měsíce prodloužena. V případě že dojde k prodloužení lhůty, budete o nutnosti prodloužit lhůtu informován.

Do podnětu/stížnosti/žádosti/požadavku vždy prosím uveďte, jakou formou požadujete údaje předat – tedy jakou formou a kam (aby byla zajištěna přiměřená právní jistota, že osobní údaje jsou předány oprávněné osobě a požadovaným způsobem). Vyhrazujeme si právo stanovit způsob a formu předání tak, aby byly dodrženy zákonné požadavky a soulad s již případně dříve udělenými pokyny.

Můžete se též obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7-Holešovice, Tel.: +420 234 665 111, s podnětem či stížností.

New Media.

Pokud se rozhodnete využít moderní elektronické komunikační prostředky a mobilní aplikace pro komunikaci s námi, seznamte se detailně se způsoby ochrany zpracovávaných dat v průběhu přenosu (WhatsApp apod.). Za data v průběhu přenosu neneseme jakoukoliv zodpovědnost.

Odkazy na stránky třetích stran.

Webové stránky společnosti mohou obsahovat odkazy na webové stránky, které nejsou provozovány společností. Tyto odkazy jsou poskytovány jako služba a neznamenají schválení činností nebo obsahu těchto stránek, ani žádné spojení s jejich provozovateli. Společnost nekontroluje tyto webové stránky a ani není zodpovědná za jejich obsah, bezpečnost nebo ochranu soukromí. Vyzýváme vás, abyste si prostudovali politiku ochrany soukromí zveřejněnou na odkazovaných stránkách dříve, než začnete stránky používat nebo než sdělíte své osobní údaje.

Transfer dat do zahraničí.

V rozsahu požadovaném zákonem, pokud vaše osobní údaje budou přeneseny (nad výše sdělený rámec  informací) mimo území České republiky, budete o tomto záměru informováni.

Změny zásad ochrany osobních údajů.

Společnost si vyhrazuje právo aktualizovat a upravovat tyto Zásady, kdykoliv a bez předchozího upozornění tím, že zveřejní revidovanou verzi na svých webových stránkách. Jakékoli změny budou účinné okamžitě, pokud není ve změně uvedeno jinak. Přesvědčte se, prosím, čas od času, o změnách a aktualizacích tohoto oznámení. Každé oznámení bude obsahovat datum účinnosti.

Datum účinnosti.

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 25.5.2018.

Verze 1.0. Platná od 25.5.2018